Елена Шаронберг: «Архивариус должен быть немного следователем»

Прежде архив Кохтла-Ярвеского городского управления размещался в нескольких кабинетах «серого дома», расположенных на разных этажах. Помещения были маленькие, не приспособленные для хранения большого количества документов. Теснота очень затрудняла систематизацию материалов, и вообще мешала работе архива. К тому же, понятно, с каждым годом объем хранимой документации все возрастал, и это создавало дополнительные трудности.

Но вот полгода назад архив получил в свое распоряжение просторные помещения на первом этаже горуправления, в которых прежде находился Музей сланца. Для удобного доступа к документам были заказаны специальные передвижные архивные полки, весьма облегчающие труд архивариусов.

В архиве городского управления хранятся документы, начиная с 1949 года. О том, для чего нужен архив, каковы его функции в жизни горожан, я поговорила с человеком, проработавшем в этой системе уже десять лет – старшим архивариусом городского управления Еленой Шаронберг.

- Эти новые полки, безусловно, очень облегчили нашу работу. Теперь бы все рассортировать, привести в порядок, разложить по папкам... Ведь многие документы попали в наш архив после хранения в каком-нибудь сыром подвале и требуют тщательного внимания к каждому листочку. Особенно нудной и трудоемкой оказалась работа по удалению различных скрепок и металлических сшивателей. По новым законам, в архивных хранилищах документов с такими элементами быть не должно. Именно поэтому необходимо просмотреть каждую бумагу и извлечь из нее скрепки.

- Какие документы хранятся в архиве городского управления?

- В основном это документы ныне закрытых предприятий, которые в свое время подчинялись городу, т.е. находились в подчинении Кохтла-Ярвеского горисполкома. Например, закрывшиеся школы или отделы горисполкома (в то время была немного другая структура городского управления). В конце девяностых годов отделы ликвидировали, а документы пошли в архив. Это огромные фонды, которые включают в себя документацию школ, детских садов, различных кружков по интересам, школ искусств, и прочих организаций. В кадровом архиве находятся приказы о приеме на работу, увольнении, зарплате, тарификации всех работников, начиная с 1949 года.

- Елена, объясните, для чего вообще хранятся архивные документы? Кому и в каких случаях они могут понадобиться?

- Самые распространенные запросы от жителей связаны с подтверждением стажа работы людей в той или иной организации, если эта организация уже не существует. Это нужно для начисления пенсии, для подтверждения квалификации. Иногда у человека в трудовой книжке нет записей об условиях приема на работу, о занимаемой им должности. Тогда мы поднимаем архивные документы, где эта информация содержится, и выдаем справку о том, что человек действительно работал на данном предприятии в определенный отрезок времени по определенной специальности. Ведь с 1992 года в трудовых книжках перестали эти данные указывать, ограничившись лишь записями о заключении и прекращении трудового договора с работником.

Например, к нам обращаются медсестры ликвидированных в 2002 году городских больниц, которые заново стали работать уже в другом виде – как целевые учреждения, а старые свои документы сдали к нам в архив. У этих медицинских работников в трудовой книжке отсутствует запись о занимаемой должности, а поскольку несколько лет назад был создан государственный регистр медсестер, то для того, чтобы туда попасть, необходимо подтвердить свою работу в этом качестве.

Для получения российской пенсии необходимы данные о заработной плате, которые мы тоже предоставляем благодаря имеющимся архивным данным. Кроме того, те, кто утерял документ об окончании ныне закрытой школы, тоже могут обратиться к нам.

- Некоторые предприятия меняли свои названия...

- Да, и в трудовой книжке только и указано порой, что человек принят на работу на предприятие с одним названием, а уволен вроде бы с другого предприятия, что создает путаницу. А дело в том, что предприятие это название поменяло. Архив помогает разрешить подобные ситуации, выдавая справки, которые с некоторых пор мы сделали типовыми, что облегчило работу нам и жизнь горожанам.

- Кстати, хранятся ли у вас документы по опекунству и усыновлению?

- Да, и такие документы в архиве имеются. Однако, это документы сугубо конфиденциального характера, и выдаются они по жестким правилам. Вопросами усыновления в нашем городе занимался все тот же существовавший ранее отдел образования. И все дела об усыновленных детях у нас есть.

- Естественно, у вас хранятся документы, которые появляются в результате деятельности городского управления. Как скоро они попадают в архив?

- Обычно новые документы два года остаются в кабинетах чиновников. Ведь эти документы еще находятся в работе, поэтому в архив их отдавать не торопятся.

Создается архив в основном для горожан. Например, бывает такое, что идут судебные тяжбы по квартирному вопросу. И необходимо доказать, что когда-то спорная жилплощадь была выделена городом или предприятием конкретному человеку. Естественно, человек обращается в архив за подтверждением этого факта. Мы поднимаем документы, находим подтверждение. Таким образом, вопрос решается гораздо легче, чем если бы этих архивных данных не сохранилось.

- С миграционными вопросами приходилось помогать людям?

- Да, приходилось. К примеру, бывало необходимо подтвердить документально то, что ребенок в определенные годы учился в школе на территории Кохтла-Ярве. Этим доказывается факт проживания его родителей здесь же, в это же время.

Кроме того, для получения российского гражданства люди запрашивают справки о том, что они учились в русских школах. Это дает им возможность не сдавать языковой экзамен в России.

- Сейчас очень много документов выпускается в электронном виде. Почему же в архиве они хранятся по старинке, на бумаге?

- Ну, во-первых, официальный документ имеет силу лишь после того, как на нем ставятся соответствующие печати и подписи. А во-вторых, вы же видели документы конца 40-х годов. Они в прекрасном состоянии! И к тому же вопрос о том, как хранить архив на электронных носителях, до сих пор не имеет однозначного решения. Техника постоянно совершенствуется, прежние носители устаревают, и это создает проблемы. Представим, что лет пять-шесть назад мы начали бы сохранять документы в цифровом виде на распространенных тогда дискетах. Но к настоящему времени эти дискеты устарели, в новых компьютерах и дисководов-то для них уже нет. Как бы эти документы теперь можно было читать? Сейчас распространены DVD-диски. Это удобный носитель информации – на сегодняшний день. Но ведь ясно, что через десять лет он тоже будет безнадежно устаревшим. Так что пока самый надежный способ хранения документов – архивные полки.

- Елена, расскажите о казусных и интересных ситуациях, в которые попадает архивариус, о каких-то необычных или чудных запросах. Были такие?

- Особенно необычных не припомню. Впрочем, несколько примеров приведу. Одна женщина обратилась к нам с запросом в отношении данных, которые мы долго не могли найти. В процессе поиска, на который было потрачено немало времени и сил, выяснилось, что на протяжении жизни женщина меняла фамилию пять раз. Но об этом она не сочла нужным нам сообщить, возможно, даже не придала этому значения. Не зная этого, разыскать необходимые документы было практически невозможно. Или, к примеру, пришел человек, который попросил справку об образовании, поведав нам о том, что учился в школе в течение семи лет. Но мы никак не могли найти в документах подтверждения этим семи классам обучения. После многочисленных сопоставлений выяснилось, что в каждом классе человек учился по два-три года (!), и всего закончил три класса.

- Вообще, работа архивариуса интересная? И если интересная, то чем?

- Очень интересная! Во-первых, за столько лет моей работы в архиве у меня появился склад знаний о системе развития нашего города, о реорганизации предприятий, об их истории, возникновении и исчезновении. В архиве хранятся очень интересные данные об истории города, об исторических названиях улиц, учреждений... И вообще, работа архивариуса в некоторые моменты напоминает работу следователя. Все время работаешь с людьми, многие из которых просто даже забыли, где они работали, не помнят правильного названия предприятия и описывают место своей работы приблизительно такими словами: «Я работал в синем здании, напротив которого находилась школа, которая потом сгорела. Начальником был Петр Ильич. Работал слесарем». И вот надо разобраться, что это за предприятие, чтобы выдать человеку необходимую справку. Ситуации забавные, но тем интереснее докопаться до истины.

- Учет количества архивных документов ведется? Можете сказать, сколько их хранится в архиве городского управления?

- Конечно. Существует государственный архивный регистр, куда каждая организация, имеющая архивные документы, просто обязана заносить на начало каждого года данные по состоянию на год предыдущий.

Что касается нашего архива, то могу сказать, что количество хранящихся здесь документов немногим превышает миллион.

Беседовала Евгения ЗЕЛЕНСКАЯ

Фото автора

Инфопресс №38